Referat fra styremøte 7. januar 2009

Til stede: Hilde Austlid (referent), Joar Sanderud, Camilla Heggem, Jan Roger Hansen, Terje Myrvang, Henrik Lerdahl, Tore Schade Svenningsson, Trygve E. Rosenvinge (kom seinere pga. busstrøbbel)

Sak 01/0109 Leiekontrakt

Hexagon har skrevet under ny leiekontrakt med Mandssangforeningen. (Kopi ligger på nettsidene, http://hexagon.hexcon.no/?q=tronderkjelleren )

Skal gjøres:

• Jan-1 Terje finner ut om vi har betalt husleie for høsten 2008, betaler snarest hvis vi ikke har det.
• Jan-2 Terje betaler 6000 for 1.kvartal 2009 så snart som mulig.

Iflg. kontrakten skal vi vaske opp og rydde på plass oppvasken. Styret vedtok at vi vil heller bruke engangsservise, siden vi regner det som enklere å gjennomføre.

Kommentar: Det stod igjen oppvask i kummen da vi kom i dag.

Muntlig beskjed fra Mandssangsforeningen før jul: Vi må bli flinkere til å slukke lyset etter oss, særlig på bakrommet og toalettene.

Skal gjøres:

• Jan-3. Løpende oppgave: Joar kjøper inn så vi alltid har engangsservise i den gule boksen: Kopper, gafler, skjeer, tallerkner
• Jan-4. Løpende oppgave: Alle har ansvar for å si fra til Joar hvis de ser at noe mangler i den gule boksen
• Jan-5. Løpende oppgave: Den i styret som kommer først tar fram den gule boksen (og oppslagstavla)
• Jan-6. Pauseannonsering (Joar/noen andre hvis han ikke er der): Ikke bruk servise fra kjøkkenet, bruk engangsservise
• Jan-7. Henrik skriver infolapp om oppvask og slukking av lyset til oppslagstavla. Er gjort
• Jan-8. Hilde skriver info om oppvask og slukking av lyset til e-postlista og nettsidene
• Jan-9. Tore kontakter Andreas Glimstad (Mandssangforeningen) og gir beskjed om at en av låse-opp-døra-med-telefonen-tilgangene våre flyttes fra Trond (forrige styre) til Tore. Hvis de vil ha bekreftelse kan de kontakte Trygve.

Sak 02/0109 Stand

Styret vedtok å ha stand på Gløshaugen onsdag 14/1 og på Dragvoll onsdag 21/1, klokka 10.30 - 13.30.

Henrik, Joar og Trygve stiller på Gløs (Trygve må dra litt tidligere)

Henrik, Joar og Terje stiller på Dragvoll

Skal gjøres:

• Jan-10. Camilla reserverer tid for stand på Gløshaugen og Dragvoll
• Jan-11. Camilla oppdaterer kokeboka om stand på nettsidene med tydeligere info om hvordan man reserverer ( http://hexagon.hexcon.no/?q=stand )
• Jan-12. Pauseannonsering (Joar/noen andre hvis han ikke er der) om stand 14. og 21. Oppfordre folk til å hjelpe til
• Jan-13. Hilde informerer om stand på e-postlista og nettsidene, oppfordrer folk til å hjelpe til
• Jan-14. Henrik, Joar og Trygve tar med seg det som trengs av spill fra klubben, og tar med spill (egne og klubbens) på stand
• Jan-15. Joar tar med fanen
• Jan-16. Henrik tar med de gule plakatene (teksten rettes fra mandag til onsdag på standen)
• Jan-17. Hilde kopierer opp 80-100 løpesedler (40-50 til hver stand). Er gjort
• Jan-18. Trygve henter løpesedlene hos Hilde førstkommende lørdag

Sak 03/0109 Brønnøysundregistrering

Brønnøysund har sendt brev om at vi må rydde opp i en del formaliteter for at vi skal kunne registrere oss. (Kopi sendt til styrelista 16/12.) Hilde hadde med oversikt over hvilke deler av klubbreglene som må endres. Styret vedtok følgende forslag til endringer:

• Paragraf 4a) Siste setning endres til: ”Signaturrett for Hexagon har to styremedlemmer i felleskap.”
• Paragraf 6c): Første punkt i punktmerka liste endres til: ”Avvikle Hexagons økonomi. Likvider doneres til Johannes Bergs minnefond.”
• Tredje punkt i 6c) strykes og ”følgende tre ting” endres til ”følgende to ting”.

Vedtektsendringer må vedtas av generalforsamling. Innkalling til genfors må skje minst tre uker i forveien. Styret vedtok å kalle inn til ekstraordinær genfors om tre uker, onsdag 28/1.

Vi må ha et møtereferat fra septembermøtet der det går fram at Anneke trakk seg fra styret, og at Jan gikk inn i styret i stedet. (Brønnøysund kommenterte at det ikke var overenstemmelse med genforsreferatet og navnene vi oppga på styremedlemmer.)

Skal gjøres:

• Jan-19. Hilde skriver ferdig innkalling til ekstraordinær genfors og setter på oppslagstavla. Er gjort
• Jan-20. Pauseannonsering (Joar/noen andre hvis han ikke er der) om ekstraordinær genfors 28/1 (annonseres alle klubbkvelder fram til genfors)
• Jan-21. Hilde sender ut innkalling til ekstraordinær genfors på e-post-lista og nettsidene. Er gjort
• Jan-22. Trygve skriver referat fra styremøtet i september oktober

Sak 04/0109 T-skjorter

Kostpris (ikke inkludert porto): Ca. 116 kr. Styret vedtar å ta 150,- per T-skjorte.

Forskjellige farger på T-skjorter koster ikke mer, det er fargebytte på trykken som koster. Styret vedtar å trykke bare med hvit trykk, dvs. vi tilbyr bare farger som er så mørke at hvitt trykk synes.

Vi kan begynne å ta inn bestillinger neste klubbkveld selv om vi ikke har vedtatt alle detaljer rundt utseendet (fonter) ennå.

Skal gjøres:

• Jan-23. Joar lager bestillingsliste for T-skjorter, er ansvarlig for å ta inn bestillinger fra klubben
• Jan-24. Trygve tar med katalog som viser T-skjortefarger
• Jan-25. Trygve skaffer informasjon om hvilke størrelser som er tilgjengelige
• Jan-26. Trygve sender ut forslag til fonter for T-skjorter på e-post til styret

Sak 05/0109 Årsrapport til Hyperion

For å få støtte har vi en del rapportering vi må gjøre. Fristen er antagelig en gang i februar eller mars.

Skal gjøres:

• Jan-27. Joar svarer på spørreskjema for 2008 på http://dls.hyperion.no (tilbakemelding om hva vi synes om Hyperions aktiviteter)
• Jan-28. Terje oppdaterer medlemslista med oversikt over alle som var medlem i 2008

Sak 06/0109 Nettsidene

Ønske fra flere i styret om at forumet på nettsidene skal ligne mer på vanlige forum.

Skal gjøres:

• Jan-29. Hilde fikser forumet så det ligner mer på vanlige forum

Sak 07/0109 Spillinnkjøp

Henrik har kjøpt inn bøker til klubbsagaen.

Videre behandling av spillinnkjøp tas på neste styremøte.

Saker vi ikke rakk å ta opp, og saker som er utsatt fra tidligere styremøter

• Fremtidig PR-relatert arbeid (f.eks. stand til andre tidspunkt og på andre steder enn Gløshaugen og Dragvoll, PR overfor videregående skoler)
• Ny bankkonto: Hvem skal ha nettbanktilgang (koster 30 kr per måned for hver person utenom den første som skal ha nettbank)
• Regnskap