Referat fra styremøte 4. februar 2009

Til stede: Trygve E. Rosenvinge (referent), Jan Roger Hansen, Hilde Austlid, Tore Schade Svenningsson, Joar Sanderud

Det kommer kanskje endringer i referatet, dette er muligens ikke endelig versjon.

Gjennomgang av åpne oppgaver fra tidligere møter

Nummereringa her er den samme som nummereringa i det opprinnelige møtereferatet.

Løpende oppgaver:

• Jan-3: Joar kjøper inn så vi alltid har engangsservise i den gule boksen: Kopper, gafler, skjeer, tallerkener
• Jan-4: Alle har ansvar for å si fra til Joar hvis de ser at noe mangler i den gule boksen
• Jan-5: Den i styret som kommer først tar fram den gule boksen (og oppslagstavla)
• Feb-04/1: Hilde sørger for å poste styremøtereferatene på Hexagons sider.

Pauseannonseringer:

• Jan-6: Ikke bruk servise fra kjøkkenet, bruk engangsservise
• Feb-08/1: Be om frivillige til å arrangere neste års klubbsaga. Interesserte kan få mer informasjon fra Henrik.

Oppgaver: Oppgaver som er gjennomført siden forrige styremøte er gjennomstreket.

• Jan-1 Terje finner ut om vi har betalt husleie for høsten 2008, betaler snarest hvis vi ikke har det. Betalt 16/10 -08
• Jan-2 Terje betaler 6000 for 1.kvartal 2009 så snart som mulig. Betalt 9/1 -09
• Jan-8. Hilde skriver info om oppvask og slukking av lyset til e-postlista og nettsidene Gjort
• Jan-9. Tore kontakter Andreas Glimstad (Mandssangforeningen) og gir beskjed om at en av låse-opp-døra-med-telefonen-tilgangene våre flyttes fra Trond (forrige styre) til Tore. Hvis de vil ha bekreftelse kan de kontakte Trygve.
• Jan-10. Camilla reserverer tid for stand på Gløshaugen og Dragvoll. Gløshaugen OK, Dragvoll måtte utsettes fordi de bare tillater stand fra studentforeninger i januar.
• Jan-11. Camilla oppdaterer kokeboka om stand på nettsidene med tydeligere info om hvordan man reserverer ( http://hexagon.hexcon.no/?q=stand )
• Jan-13. Hilde informerer om stand på e-postlista og nettsidene, oppfordrer folk til å hjelpe til Gjort
• Jan-14. Henrik, Joar og Trygve tar med seg det som trengs av spill fra klubben, og tar med spill (egne og klubbens) på stand Gjort
• Jan-15. Joar tar med fanen Gjort
• Jan-16. Henrik tar med de gule plakatene (teksten rettes fra mandag til onsdag på standen) Gjort
• Jan-18. Trygve henter løpesedlene hos Hilde førstkommende lørdag Gjort
• Jan-22. Trygve skriver referat fra styremøtet i september oktober
• Jan-23. Joar lager bestillingsliste for T-skjorter, er ansvarlig for å ta inn bestillinger fra klubben, ikke gjort, men erstatta av nytt punkt under sak 01/0209 nedenfor
• Jan-24. Trygve tar med katalog som viser T-skjortefarger Gjort i løpet av styremøtet
• Jan-25. Trygve skaffer informasjon om hvilke størrelser som er tilgjengelige Gjort i løpet av styremøtet
• Jan-26. Trygve sender ut forslag til fonter for T-skjorter på e-post til styret Gjort i løpet av styremøtet
• Jan-27. Joar svarer på spørreskjema for 2008 på http://dls.hyperion.no (tilbakemelding om hva vi synes om Hyperions aktiviteter)
• Jan-28. Terje oppdaterer medlemslista med oversikt over alle som var medlem i 2008
• Jan-29. Hilde fikser forumet så det ligner mer på vanlige forum

01/0209 – T-skjorter

Trygve fremla for styret de designene han hadde utarbeidet, der han hadde utprøvd ulike fonter sammen med klubbens logo, for å finne et motiv til skjortenes bryst, dessuten med tanke på å finne en skrifttype som i fremtiden kan tjene som klubbens offisielle font.

Styret vedtok at klubbens navn skulle settes i skrifttypen ”Andalus”, da denne ble funnet å være den beste, med en grafisk utforming som lå tett opp mot motivet i klubbens emblem.

Trygve medbrakte også en katalog fra Hobby A/s i Arendal, som tidligere var blitt vedtatt å være leverandør, og denne ble overdratt Joar (materialforvalter). Styret ble informert om at modellen klubben kom til å bestille var skjorten oppført som ”Classic”, og denne kom i flere farver. Styret vedtok at klubben utelukkende skulle bestille skjorter med hvit skrift, derimot skulle klubbens medlemmer ha fri anledning til å velge sine egne, foretrukne farver.

• Feb-01/1: Trygve ferdigstiller skjortenes brystmotiv, dessuten et design for skjortenes rygg.
• Feb-01/2: Joar setter opp en bestillingsliste og begynner å ta imot bestillinger fra interesserte medlemmer.

3 02/0209 – Spill som skal kjøpes inn for klubben

Styret vedtok at klubben skulle gå til innkjøp av spillene Titan og Powergrid.

• Feb-02/1: Joar går til innkjøp av brettspillene Titan og Powergrid.

03/0209 – Stand på Dragvoll, ev. ny stand på Gløshaugen

Trygve gav uttrykk for hans tilfredshet med standen Hexagon hadde avhold på Gløshaugen tre uker tidligere, men da Camilla var fraværende så styret seg nødt til å utsette dette inntil videre. Det ble derimot foreslått at saken skulle formidles på klubbens mailingliste.

04/0209 – Poste styremøtereferater på klubbens sider

Vedtatt og oppgaven overført til styrets liste over løpende oppgaver.

05/0209 – Oppdatere styremøtekalenderen på klubbens sider

Hilde foreslo at styrets medlemmer skulle logge inn og se over kalenderen tilgjengelig på klubbens sider, i tilfelle forslag og for å opplyse om eventuelle feil.

06/0209 – Fremtidig samarbeid med det kommunale biblioteket og anvendelsen av bibliotekets lokaler

Styret drøftet et fremtidig tettere samarbeid med biblioteket, da man var tilfreds med det arrangementet klubben hadde vært delaktig i romjulen 2008. Styret vedtok at Hexagon skulle innlede et samarbeid med biblioteket, der klubben kunne arrangere happenings og tilsvarende.

Hilde foreslo dessuten at styret skulle forhøre med biblioteket om muligheten for å anvende deres lokaler til førstkommende spilldøgn (alternativt ”spilldag” da klubben trolig må ta hensyn til bibliotekets ordinære åpningstider), men det ble fremholdt at Hexagon forhåpentligvis ville få benytte lokalene gratis, forutsatt at et slikt arrangement ble avholdt i samarbeid og ikke uavhengig av biblioteket.

• Feb-06/1: Terje (som var fraværende, men som tidligere hadde hatt mest kontakt med bibliotekets kontaktperson) ble gjort ansvarlig for å undersøke om en eventuell fremtidig bruk av bibliotekets lokaler og muligheten for et spilldøgn der.

07/0209 – Henvendelser fra interesserte rollespillere

Styret hadde i tiden før styremøtet mottatt flere henvendelser fra uavhengige rollespillmiljøer som ønsket å komme i kontakt med oss, og styret drøftet hvorledes deres interesse kunne videreformidles.

08/0809 - Klubbsagaen

Henrik foreslo at folk som var interesserte i å delta skulle meddele dette til ham, og Hilde tilbød å annonsere det samme på nettet.

• Feb-08/1: Pauseannonsering: Be om frivillige til å arrangere neste års klubbsaga. Interesserte kan få mer informasjon fra Henrik.