Referat fra styremøte 3.mars 2009

Til stede: Hilde Austlid (referent), Jan Roger Hansen, Henrik Lerdahl, Tore Schade Svenningsson, Trygve E. Rosenvinge. Terje Myrvang var så vidt innom.

Gjennomgang av åpne oppgaver fra tidligere møter

Nummereringa her er den samme som nummereringa i det opprinnelige møtereferatet.

Løpende oppgaver:

• Jan-3: Joar kjøper inn så vi alltid har engangsservise i den gule boksen: Kopper, gafler, skjeer, tallerkner
• Jan-4: Alle har ansvar for å si fra til Joar hvis de ser at noe mangler i den gule boksen
• Jan-5: Den i styret som kommer først tar fram den gule boksen (og oppslagstavla)
• Feb-04/1: Hilde sørger for å poste styremøtereferatene på Hexagons sider.

Pauseannonseringer:

• Jan-6: Ikke bruk servise fra kjøkkenet, bruk engangsservise
• Feb-08/1: Be om frivillige til å arrangere neste års klubbsaga. Interesserte kan få mer informasjon fra Henrik.

Oppgaver:

• Jan-9: Tore kontakter Andreas Glimstad (Mandssangforeningen) og gir beskjed om at en av låse-opp-døra-med-telefonen-tilgangene våre flyttes fra Trond (forrige styre) til Tore. Hvis de vil ha bekreftelse kan de kontakte Trygve. Er gjort, har testa at det virker
• Jan-11. Camilla oppdaterer kokeboka om stand på nettsidene med tydeligere info om hvordan man reserverer ( http://hexagon.hexcon.no/?q=stand )
• Jan-22: Trygve skriver referat fra styremøtet i oktober
• Jan-27: Joar svarer på spørreskjema for 2008 på http://dls.hyperion.no (tilbakemelding om hva vi synes om Hyperions aktiviteter) Nytt rapporteringssystem på gang hos Hyperion. Vi stryker denne, så får vi lage nye saker når vi veit hva vi skal rapportere.
• Jan-28: Terje oppdaterer medlemslista med oversikt over alle som var medlem i 2008
• Jan-29: Hilde fikser forumet så det ligner mer på vanlige forum Gjort
• Feb-01/1: Trygve ferdigstiller skjortenes brystmotiv, dessuten et design for skjortenes rygg.
• Feb-01/2: Joar setter opp en bestillingsliste og begynner å ta imot bestillinger fra interesserte medlemmer.
• Feb-02/1: Joar går til innkjøp av brettspillene Titan og Powergrid.
• Feb-06/1: Terje (som var fraværende, men som tidligere hadde hatt mest kontakt med bibliotekets kontaktperson) ble gjort ansvarlig for å undersøke om en eventuell fremtidig bruk av bibliotekets lokaler og muligheten for et spilldøgn der.

Skrotstabelen ved siden av skapet

(Denne saken snakka vi om før vi var mange nok til å være beslutningsdyktige (må være minst fire iflg. styreinstruksene), og så glemte vi å ta den opp da resten hadde kommet.)

Iflg. Mandssangsforeningen er stabelen med bruskasser mm. ved siden av skapet vår (det var nytt for oss), og de vil vi skal rydde den vekk. Stikkprøve viser at noen av brusflaskene gikk ut på dato i 2007. Gi dem bort hvis noen vi ha dem, eller tømme ut og pante?

T-skjorter

Vi kan starte med å ta inn bestillinger med en gang. Hvis Joar mangler info for å lage bestillingslister må ha spørre styret/Trygve.

Stand på Dragvoll, ev. ny stand på Gløshaugen

Standen på Gløs gikk bra, det vil vi gjøre igjen. Skal gjøres:

• Mar-1: Trygve organiserer stand: Kommer med forslag til dato og sjekker med Henrik. Bestiller tid. Informerer på klubben så folk fra klubben kan hjelpe til. Koordinerer med Henrik for henting av spill og fane fra klubben.
• Mar-2: Hilde kopierer opp flere løpesedler, og skaffer en boks for dem så det blir lett å finne dem i skapet.

Vi bør også ha stand på Dragvoll. Skal gjøres:

• Mar-3: Camilla sjekker når vi kan ha stand på Dragvoll, informerer resten av styret, og bestiller tid når vi har en dato klar med folk som har tid til å stille.

Professor Casper Boks' økodesign-kurs i industridesign på NTNU Gløshaugen, som involverer utformingen av et brettspill, og hans fremtidige forhold og potensielle samarbeid med Hexagon

Trygve informerte. Vi kan forhåpentligvis vente flere som kommer innom for kurset, og kanskje klubben vil bli spurt om å hjelpe til med prøvespilling.

Forum for styret

Nå som forumet på nettsidene til klubben har fått en ansiktsløfting, vil styret ha et forum for styrediskusjoner? Konklusjon: Kjekt å ha. MEN: Trygve kommer ikke inn på klubbens nettsider hjemmefra, mao. må viktige diskusjoner på styreforum varsles til Trygve per e-post.

Vedtatt å ha åpen adgang til forumet, ikke begrensa til styremedlemmer. Skal gjøres:

• Mars-4: Hilde lager styreforum. Er gjort

Bytte til kommersiell leverandør for nettsidene

Bakgrunn i e-post fra Hilde til styrelista 24/2.

Hovedgrunner for å bytte: Kjappere nettsider for folk som er innlogga, og lettere å gi tilgang til de som trenger det. (Dagens løsning er gratis, men krever at folk er medlemmer av Programvareverkstedet for at de skal ha full tilgang, og tross god hjelp fra PVV begynner sidene å bli vel træge.)

Litt diskusjon om klubbens økonomi, og hvordan vi ligger an i forhold til budsjett. Vedtatt å bytte til kommers leverandør. Skal gjøres:

• Mar-5: Hilde bytter over til kommers leverandør for nettsidene (forutsatt prisantydning på ca 570 kr/år)
• Mar-6: Hilde sender lenke til regnskapet til alle i styret Er gjort. http://spreadsheets.google.com/pub?key=pDPGdccoK3Y3jfqSsjyO8Hw (Gå til https://spreadsheets.google.com/ccc?key=pDPGdccoK3Y3jfqSsjyO8Hw&hl=no hvis du skal logge deg inn for å redigere.)

E-post fra Hyperion om nytt datasystem for registrering av medlemsforeninger

Innloggingsinfo for nyttsystem kommer på papirpost. Hilde og Trygve har sjekka at vi ligger inne med rett adresse til både klubben og lederen i Det Lille Systemet.

Saker vi ikke rakk å ta opp, og saker som er utsatt fra tidligere styremøter

• Fremtidig PR-relatert arbeid (f.eks. stand til andre tidspunkt og på andre steder enn Gløshaugen og Dragvoll, PR overfor videregående skoler)
• Ny bankkonto: Hvem skal ha nettbanktilgang (koster 30 kr per måned for hver person utenom den første som skal ha nettbank)
• Regnskap
• Skrotstabelen ved skapet, hvis vi ikke får håndtert den før styremøtet