Referat fra styremøte 3. desember 2008

Til stede: Trygve E. Rosenvinge (referent), Jan Roger Hansen, Henrik Lerdahl, Hilde Austlid, Tore Schade Svenningsson, og etter hvert: Terje Myrvang, Joar Sanderud. Camilla Heggem uteble pga. eksamensforberedelser.

Sak 01/1208 Oppfølgning av invitasjon til bibliotekspilling

Etter invitasjon fra bibliotekets kontaktperson Arild Sørheim, som vekselvis har vært i kontakt med Camilla (PR-ansvarlig), Terje (kasserer) og Hilde (nettansvarlig), har klubben avtalt å ta ansvar for et arrangement i bibliotekets lokaler 10.00-16.00 den 30. desember.

Etter Hildes eget forslag, vil hun kontakte biblioteket angående informasjon som er tenkt publisert på klubbens (og bibliotekets) nettsider. Styret tok også opp behovet for å møte opp med spill, fane og relatert materiale. Henrik og Tore (1. og 2. vara) foreslo å hente klubbens fane og et utvalg spill fra klubbens lokaler i forkant av arrangementet og likeledes tilbød Hilde at hun og Harald (ektefelle) kunne medbringe egne spill. Det var også et behov for nye brosjyrer, en oppgave som normalt ville tilfalle Camilla, men i hennes fravær tilbød Trygve (generalsekretær) seg å sette sammen de flyerne klubben hadde behov for.

Da Terje ankom styremøtet, kunne han informere om at biblioteket hadde ønsket at arrangementet skulle gjøres synlig for bibliotekets brukere god tid i forveien ved at fanen og klubbens brosjyrer ble utstilt i biblioteket. Han foreslo også at klubben skulle undersøke mulighetene for å innlede et samarbeid med biblioteket, som bl.a. kunne innebære en fremtidig bruk av deres lokaler for våre tilstelninger.

Oppdatering av 10.12.08: Hilde kunne i dag informere om at arrangementet er blitt lagt ut på bibliotekets arrangementskalender med følgende tekst. Biblioteket lager også en plakat og henger den opp på Outland.

Brettspilling på Hovedbiblioteket i jula

Tirsdag 30/12 kl 10 til 16 blir det brettspilling på lesesalen i 3. etasje på hovedbiblioteket. Arrangementet er åpent for alle og er gratis.

Spillklubben Hexagon kommer og det vil bli servering av pepperkaker og gløgg.

Velkommen!

Sak 02/1208: Oppfølgning av produksjon av t-skjorter m/ klubblogo i forbindelse med klubbens 25-års jubileum

Trygve kunne presentere styret for et antall utskrevne ark hvor klubbens logo var sammenstilt med fonter han selv foreslo kunne brukes som motiv på de angitte skjortene. Dessverre hadde ikke hans eget utvalg av skrifttyper vært i samsvar med det som var tilgjengelig på NTNUs computere, hvilket begrenset det presenterte utvalget deretter. Han foreslo derfor å sette opp tilsvarende design i PDF-format og sende dem til styrets medlemmer på e-post, fordi dette ville forhindre fremtidige utskriftsproblemer og samtidig presentere klubben med ferdige oppsett, hvor de utskriftene styret var blitt presentert for var å regne for skisser.

Ettersom styrets medlemmer ikke kunne se at andre tilbud til produksjon av t-skjorter var blitt hentet inn utover det formidlet av Trygve, vedtok styret at man ville benytte seg av Hobby A/s, ved Tharald Moen, Arendal.

Da man på påmeldingslistene hadde oppfordret klubbens medlemmer til å velge hvilke farver de var interesserte i, stod det klart at Trygve måtte henvende seg til sin stefar for å få opplyst i hvilke farver klubben hadde tilgang til og i hvilken grad dette ville påvirke produksjonskostnadene. Det ble besluttet at så snart klubben visste hvilke farver som var tilgjengelige, skulle styret begynne å samle inn bindende bestillinger, med en foreløpig pris på 116,- per skjorte.

Sak 03/1208 Arbeidsmetoder i styret

Hilde hadde uttrykt ønske om at styrets arbeidsmetoder skulle bli tatt opp i styremøtet, da hun følte at styret ikke hadde vært flinke nok til å utdelegere oppgaver til styrets enkeltmedlemmer, og ansvaret i forhold til de gitte arbeidsoppgavene ikke var tydelig nok. Dette var styrets øvrige medlemmer enige i, da alle mente at vi kunne bli bedre.

Sak 04/1208 Brønnøysundregistrering og opprettelsen av nye bankkontoer

Hilde kunne informere styret om at hun hadde utført den nødvendige registreringen men at denne stadig måtte signeres av Trygve, som klubbens formelle leder.

Ved å registrere Hexagon i Brønnøysund, vil klubben besitte et organisasjonsnummer som er nødvendig for å sette opp en nettbankavtale og styret vil kunne hvem av klubbens medlemmer som skal ha tilgang og ansvar for klubbens kontoer. Etter å ha forhørt seg med Alexander Golmen Berg i Sparebank 1 Midt-Norge, som for øvrig også er et aktivt Hexagon-medlem, har styret vurdert bankens tilbud og vedtatt at man ønsker å opprette kontoer der. Terje (kasserer), Hilde (nettansvarlig) og Jan (i egenskap av å være påtroppende Hexcon-sjef) skal opptre som kontaktpersoner.

Styret vedtok dessuten at følgende styremedlemmer skal ha tilgang til Hexagons bankkontoer: Trygve Egeland Rosenvinge, Terje Myrvang og Jan Roger Hansen.

Oppdatering av 12.12.08: Da Trygve aldri hadde betalt skatt eller levert inn en selvangivelse og dermed var i besittelse av den koden han behøvde for å logge inn på Altinn’s sider, ble en engangskode bestilt som vil havne på hans folkeregistrerte adresse per brev en av de kommende dagene. Trygve vil signere Brønnøysundregistreringen så snart denne kommer ham i hende. I følge Alex skal Nettbank for en person være gratis., men tilgang for flere enn en person vil komme på 30 kr/mnd per person. Hilde foreslår av den grunn at styret skal ta et vedtak på neste møte om hvor mange og hvem som skal ha nettbank.

Sak 05/1208 Juleavslutning

Juleavslutningen ble vedtatt til 10. desember, og denne vil forløpe seg som sedvanlig, med medbrakte kaker og gløgg. I pausen ble klubbens øvrige medlemmer informert om dette.

Sak 06/1208 Organiseringen av stand i januar og fastsettelsen av neste styremøte

Som følge av begrenset tid og Camillas fravær, ble posten ”fremtidig PR-relatert arbeid” og organiseringen av en stand i januar utsatt til neste styremøte. Dette ble fastsatt til onsdag den 7. januar

Sak 07/1208 Spillinnkjøp

Klubben har tidligere budsjettert med større beløp til spillinnkjøp enn hva som har vært anvendt, og i anledningen av relanseringen av brettspillet ”Titan”, foreslo Trygve at klubben skulle gå til innkjøp av dette (da hans personlige budsjett ikke gjorde det mulig). Styret var imidlertid skeptiske til dette og man foreslo i stedet å hente inn flere forslag fra klubbens medlemmer.