Referat fra ekstraordinær generalforsamling for Hexagon 28. januar 2009

Referent: Tor Gjerde (sign)

Ordstyrer (Hilde Austlid), referent (Tor Gjerde), og tellekorps ble foreslått og godkjent uten innsigelser ved akklamasjon. 19 stemmeberettigede medlemmer var til stede under hele møtet.

Innkalling og saksliste var utsendt etter gjeldende klubbregler og ble godkjent uten innsigelser ved akklamasjon.

Ordstyrer redegjorde på vegne av styret bakgrunnen for forslaget om tre mindre endringer i klubbreglene. Endringene ble presentert og stemt over enkeltvis i sakslistens rekkefølge.

Endringsforslag 1: Signaturrett

For å oppfylle Brøynnøysundsregistrenes forutsetninger for registrering i Enhetsregisteret foreslo styret å endre siste setning i tidligere paragraf 4a, "Tegningsrett for HEXAGON kan ikke delegeres ut av styret" til "Signaturrett for Hexagon har to styremedlemmer i felleskap". Det ble klargjort at "tegningsrett" og "signaturrett" er ekvivalente begreper.

Ingen innsigelser eller motforslag ble fremmet. Ingen krevde hemmelig valg, så avstemning ble utført ved håndsopprekning. Alle 19 stemmeberettigede stemte for styrets forslag.

Endringsforslag 2: Fordeling av penger ved oppløsning

For å oppfylle Brøynnøysundsregistrenes forutsetninger for registrering i Enhetsregisteret foreslo styret å endre første punkt i paragraf 6c "Avvikle HEXAGONs økonomi, om mulig ved å dele likvider mellom de medlemmer som på det tidspunkt er registrert i HEXAGON" til "Avvikle Hexagons økonomi. Likvider doneres til Johannes Bergs minnefond". En kort redegjørelse om Johannes Bergs minnefond ble gitt av styret.

Ingen innsigelser eller motforslag ble fremmet. Ingen krevde hemmelig valg, så avstemning ble utført ved håndsopprekning. Alle 19 stemmeberettigede stemte for styrets forslag.

Endringsforslag 3: Håndtering av medlemsregister ved oppløsning

For å unngå eventuelle problemstillinger med hensyn til personvern foreslo styret å stryke tredje punkt i paragraf 6c "Sørge for at HEXAGONs siste medlemsregister blir sendt rundt til alle registrerte medlemmer, til riksforbundet og til andre ikke-kommersielle personer eller foreninger som kan ha interesse av det" og endre formuleringen "følgende tre ting" i innledningen til "følgende to ting".

Referent stilte som motforslag å endre punktet til "Sørge for at HEXAGONs siste medlemsregister blir sendt til Hyperion dersom Hexagon på dette tidspunkt er medlem der". Det ble poengtert at Hyperion får Hexagons medlemsregister årlig, og at bare nye medlemmer av året dermed ville mangle i deres oversikt. Motforslaget ble da vurdert trukket, men etter ønske fra forsamlingen ble det opprettholdt.

Ingen krevde hemmelig valg, så avstemning ble utført ved håndsopprekning. Det ble først stemt over styrets forslag kontra motforslaget. Styrets forslag ble vedtatt med 15 mot 4 stemmer. Deretter ble det stemt over styrets forslag kontra tidligere klubbregeler. Styrets forslag ble vedtatt med 18 mot 0 stemmer (1 avholdende).

Ingen andre saker ble tatt opp, og møtet ble hevet.