2009 - ordinær genfors

Regnskap og forslag til budsjett kan leses her:

• Budjsettforslag: http://spreadsheets.google.com/pub?key=pDPGdccoK3Y3jfqSsjyO8Hw&gid=10
• Regnskap: http://spreadsheets.google.com/pub?key=pDPGdccoK3Y3jfqSsjyO8Hw&gid=5

Referat fra årsmøte (ordinær generalforsamling) for spillklubben Hexagon 9. september 2009

Dagsorden:

1. Godkjenning av innkalling
2. Valg av ordstyrer, referent og tellekorps
3. Godkjenning av saksliste
4. Årsberetning
5. Budsjett og regnskap
6. Vedtektsendringer
7. Alminnelige saker
8. Valg
9. Eventuelt

Sak 1. Møtet ble satt klokka 18:14 med 18 stemmeberettigede medlemmer til stede, deriblant 5 representanter for det avtroppende styret. Innkalling var sendt ut etter klubbreglene, og ble godkjent ved akklamasjon.

Sak 2. Styret foreslo styremedlem Hilde Austlid som ordstyrer, Tor Gjerde som referent og Bjørnar Stuen og Thomas Rasmussen som tellekorps ved åpne og hemmelige valg. Dette ble godtatt ved akklamasjon.

Sak 3. Ordstyrer presenterte sakslisten, denne ble godkjent uten endringer ved akklamasjon.

Sak 4. Styret presenterte sin årsberetning for møtet, med kommentar om at de ikke hadde fått inn tekstbidrag fra to av styrepostene, kasserer og PR-ansvarlig.

Sak 5a. Styret fremla regnskap for foregående regnskapsår (2008/09). Regnskapet viste et noe større underskudd enn det var budsjettert med, NOK 7.378 mot NOK 3.045. Avvikene ble forklart muntlig. Kontant- og kontobeholdning ved avslutning av regnskapsåret var på NOK 52.010. Regnskapet ble godkjent ved akklamasjon.

Sak 5b. Styret fremla budsjettforslag for kommende regnskapsår (2009/10). Etter presentasjonen framkom det forslag til mindre endringer som styret valgte å ta inn i sitt forslag. Med disse endringene var balansen et underskudd på NOK 4.131,50.

Ettersom medlemskontigenten utgjør den vesentligste delen av klubbens inntektsgrunnlag behandles denne som et eget underpunkt. Styrets forslag var å beholde halvårskontigenter på 250 kroner og enkveldsbetaling på 30 kroner, men i tillegg innføre en ny type medlemskap som løper fra Hexcon og ut året for 50 kroner. Styret hadde satt opp to mulige formuleringer for denne:

• i) «Hexcon-medlemskap er inkludert i deltageravgiften for Hexcon. Hexcondeltagere som allerede er medlemmer av Hexagon betaler 50 kroner mindre»

• ii) «Alle som deltar på Hexcon får tilbud om å kjøpe Hexagonmedlemskap ut året for 50 kr»

Forslag i) ble enstemmig foretrukket foran ii), og deretter enstemmig vedtatt innført.

Ettersom budsjettet inkluderer en inntektspost på 2000 kroner for slike medlemskap forutsettes det implisitt at årets Hexcon er i stand til å gjennomføre denne løsningen, og at 50 kroner per deltager som ikke allerede er medlem overføres fra Hexcons konto til Hexagon. Dette ble ikke tatt opp på møtet.

Det modifiserte budsjettforslaget ble enstemmig godkjent ved åpen avstemming. På dette tidspunkt hadde antall stemmeberettigede økt til 19.

Sak 5c. Styret fremla til orientering separat regnskap for Hexcon 2008. Arrangementet hadde et overskudd på NOK 8.412, og kontobeholdningen var på NOK 13.768.

Sak 6a. Styret foreslo å endre paragraf 2a i klubbreglene til å lyde «Medlem kan de bli som har fylt 14 år, eller har begynt på ungdomsskolen». Bakgrunnen var at dette var intensjonen bak den mer omstendelige eksisterende formuleringen, men at denne ville kunne skape situasjoner hvor bare én av to klassekamerater oppfylte kravet. Endringen bleenstemmig vedtatt ved åpen avstemming.

Sak 6b. Styret foreslo etter å ha tatt inn noen mindre endringer fra forsamlingen å endre tredje setning i paragraf 3f i klubbreglene til «Det skal også velges tre varamedlemmer uten fast styrepost som trer inn i styret midlertidig dersom et styremedlem ikke møter eller permanent dersom et styremedlem fratrer sin post i valgperioden.» Endringen ble vedtatt med 18 stemmer for, ingen mot og én avholdende.

Sak 7. Det ble ikke tatt opp noen alminnelige saker på møtet.

Sak 8. Styret foreslo å endre styrepostene slik at:

• a) Posten som materialforvalter utgår, og at dennes plikter overtas av styret i fellesskap.

• b) HexagonNytt legges ned, og posten som redaktør erstattes av en webredaktør (i det utdelte materialet utilsiktet skrevet websideredaktør) som har som oppgave å sørge for at det publiseres innhold på klubbens nettsider. Nettansvarlig beholder det tekniske ansvaret for nettsideløsningen.

• c) Posten som PR-ansvarlig splittes i to, hvor den ene er ansvarlig for å gjøre klubben synlig for potensielle medlemmer og legge forholdene til rette for at de blir værende i klubben, mens den andre er ansvarlig for kontakt med andre klubber og foreninger, samt med pressen. Etter diskusjon om ansvarsfordeling og navn på postene ble det stemt over navneforslagene. Den første rollen får navnet «Rekrutteringsansvarlig» (16 stemmer mot 2 for «PR-ansvarlig» og 1 avholdende), den andre «Ambassadør» (15 stemmer mot 2 for «PR-ansvarlig» og 2 for «Utsending»).

I løpet av diskusjonen framkom følgende forslag: «Generalforsamlingen innvilger på grunn av de omfattende endringene av postene i år styret rett til å tilpasse styreinstruksene etter behov i denne styreperioden.» Av diskusjonen framgikk det at formuleringen var ment også å gi styret rom for å gjøre tilpasninger til dagens situasjon også av styreinstrukser som ikke berøres av endringene, samt å stryke en del formuleringer som snarere er gode råd enn egentlige instrukser (eventuelt å overføre disse til et dokument som ikke trenger å tas opp på generalforsamlingen). Forslaget ble vedtatt enstemmig.

Ved selve valget var antall stemmeberettigede redusert til 18 igjen. For 5 av de 6 styrepostene stilte bare én kandidat (for noen av dem stilte i utgangspunktet flere, men disse trakk seg da det viste seg at de var de eneste som stilte til andre poster). Disse kandidatene ble valgt ved akklamasjon. For den sjette styreposten samt vararepresentanene ble det avholdt hemmelige valg. For vararepresentanene inneholdt hver stemme to kandidater fritt valgt blant kandidatene.

• Generalsekretær: Thomas Ramsli Rasmussen
• Kasserer: Tore Schade Svenningsson
• Nettansvarlig: Frank Einar Smalås
• Rekrutteringsansvarlig: Ingunn Moen (16 stemmer, mot 2 for John Christer Rusti)
• Ambassadør: Jan Roger Hansen
• Webredaktør: Henrik Lerdahl
• .1. vara: John Christer Rusti (11 stemmer)
• .2. vara: Marius Kotsbak (10 stemmer)
• .3. vara: Thomas Daasvatn (9 stemmer)
• ikke valgt: Trygve Egeland Rosenvinge (6 stemmer)

Sak 9. Det ble ikke tatt opp noen saker under eventueltpunktet, og møtet ble hevet. Avtroppende og påtroppende styre avholdt umiddelbart etterpå et felles overgangsmøte.

Trondheim, 2009-09-13 Tor Gjerde, referent (sign.)

Vedlegg: vedtatt budsjett for 2009/10

Inntekter

Medlem høst -09 9.000,00 (Pris: 250) Medlem vår -10 9.000,00 (Pris: 250) Etter Hexcon-medlem 2.000,00 (Pris: 50) Engangsbilletter 600,00 (Pris: 30) Renteinntekter 2.000,00 Hyperionstøtte 8.000,00 T-skjorter 8.700,00 Kaffe, te m.m. 400,00 Diverse 0,00 Totalt 39.700,00

Utgifter

KlubbsagaGM-støtte -1.500,00 Husleie høst -09 -6.000,00 (Betales 1/10) Husleie vår -10 -18.000,00 (Betales 1/1, 1/4 og 1/6) Spilldøgn -2.000,00 Julemarkering -300,00 Domeneshop -220,00 Postboksleie -1.500,00 Gebyr bank -160,00 Hyperionkontigent -2.750,00 Spillkjøp klubbsaga -750,00 Spillkjøp andre spill -1.750,00 T-skjorter -6.901,50 Plastbokser -400,00 (Til miniatyrutstyret) Kaffe, te m.m. -600,00 Diverse -1.000,00 Totalt -43.831,50

Balanse -4.131,50

Vedlegg	Størrelse
genfors-referat_2009.pdf	107.31 KB